Расчет заработной платы

Расчет заработной платы работников – это одно из самых сложных направлений бухгалтерского учета. Здесь важно учесть множество аспектов, начиная с системы оплаты труда, утвержденной в организации, и заканчивая удержанием НДФЛ и расчетом социальных взносов с ФОТ.

Методика расчета заработной платы

Существует множество методик расчета зарплаты в зависимости от того, какая зарплатная система принята в организации. Основная из них – за отработанное время (повременная). Здесь устанавливается оклад или тариф.

Оклад – это определенная сумма в месяц, которую работодатель выплачивает за труд работника, занимаемого конкретную должность. Он фиксируется в штатном расписании и трудовом контракте. Обычно оклад устанавливают сотрудникам, работающим стандартную 40-часовую неделю. Но он может быть увеличен на сумму надбавок и компенсаций.

 Оклад остается неизменным для каждого месяца, несмотря на разное количество дней в них. Так, если сотрудник отработал полностью февраль, в котором 28 дней, август, в котором 31 день и январь, в котором количество рабочих дней намного уменьшается из-за праздников, то все равно за каждый месяц он получит одну и ту же сумму.

Если же месяц отработан не полностью, то при расчете зп будет учитываться время, которое сотрудник отработал фактически. При этом «стоимость» одного рабочего дня будет разниться в зависимости от того, сколько рабочих дней в месяце. Для этого существует хороший инструмент — производственный календарь.

Пример 1

Менеджер Калинин Л.М. взял по 3 дня отпуска за свой счет в январе и феврале 2024 года. Его оклад составляет 70 000 рублей. В январе 17 рабочих дней, сотрудник отработал 14; в феврале 20 рабочих дней, сотрудник отработал 17.

За январь он получил: 70 000 / 17 х 14 = 57 647 рублей.

За февраль он получил: 70000 /20 х 17 = 59 500 рублей.

При повременной оплате труда сотрудник получает заработок пропорционально отработанному времени, проведенному на рабочем месте. При этом могут быть установлены две расчетные единицы времени:

1. оклад – за полностью отработанный месяц;
2. тарифная ставка – за смену или час.

Итак, при повременной (тарифной) системе зарплата начисляется за время, отработанное фактически. В качестве основы расчета выступают оклад или тариф.

Существуют два вида такой зарплатной системы:

1. Простая повременная

зп = тариф х время

2. Премиальная повременная

зп = тариф х время + премия

При повременно-премиальной системе применяется следующая формула расчета заплаты:

зп за расчетный период = ((оклад + премия) / рабочие дни в месяце) х отработанные дни

 При ежедневной оплате труда применяется следующая формула:

зп = дневной тариф х отработанные дни

При почасовой оплате труда применяется следующая формула:

зп = часовая тарифная ставка х отработанные часы

Пример 2

Магазин работает с 9:00 до 21:00. Продавец Колесникова О.М. выходит на работу по графику 2/2. В феврале 2024 года она отработала 16 дней по 12 часов. Итого 192 часа. Час работы стоит 300 рублей.

Ее зарплата за февраль составила: 300 х 192 = 57 500 рублей

Важно учитывать, что работа в выходные дни и праздники оплачивается по двойному тарифу (статья 153 ТК РФ).

Этапы расчета заработной платы

Для того чтобы рассчитать заработную плату грамотно, надо последовательно выполнить несколько этапов:

1. определить количество времени, которое отработал сотрудник в текущем месяце;
2. рассчитать сумму зп в соответствии с отработанным временем;
3. рассчитать дополнительные выплаты, к которым относятся выплаты по болезни, отпуску, командировкам и пр.;
4. высчитать и удержать подоходный налог;
5. начислить сумму страховых взносов и по травматизму.

После расчета зарплаты каждого работника составляется сводная ведомость по всем сотрудникам предприятия.

В статье 136 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выплачивать сотрудникам зарплату не реже двух раз в месяц. Обычно это аванс, который выплачивается в 16-20 числах за первую половину текущего месяца, и сумма окончательно расчета, которая выплачивается в начале следующего месяца за предыдущий. В бухгалтерском учете начисление зарплаты отражается последним днем месяца.

Удержания и налоги с ФОТ

Помимо расчета выплаты заработной платы, необходимо правильно исчислить подоходный налог и взносы с ФОТ. В 2024 году действуют следующие ставки НДФЛ, которые зависят от дохода за год:

С фонда оплаты труда организация обязана начислить и уплатить взносы на социальное, медицинское и пенсионное страхование в размере 30 %.

Законом предусмотрен годовой лимит зп. В 2024 году он составляет 2 225 000 рублей. Если работник получил доход свыше этой суммы, то с того месяца, когда этот лимит превышен, работодатель уплачивает взносы с ФОТ в размере не 30 %, а 15,1 %.

Ставка по производственному травматизму составляет 0,2-8,5 %. Ее размер определяется классом опасности работ, присваиваемым СФР исходя из основного вида деятельности предприятия.

При исчислении подоходного налога следует учитывать ежемесячные вычеты, полагающиеся сотруднику:

Частые ошибки при расчете заработной платы и последствия

Иногда бухгалтера по расчету заработной платы допускают ошибки. Они могут неправильно определить состав зарплаты, куда входят вознаграждение за труд, компенсационные и стимулирующие выплаты. Случается, что неправильно определяют расчетный период и состав выплат, включаемых в средний заработок при расчете отпускных. Также при расчете зарплаты могут возникнуть и другие ошибки.

Они чреваты последствиями. Во-первых, у бухгалтера возникают обязательства перед кадрами. Сотрудник, которому неправильно рассчитали зарплату имеет право подать жалобу в Государственную инспекцию труда.

Во-вторых, за неправильное ведение учета бухгалтера может наказать руководитель предприятия – привлечь к дисциплинарной ответственности в виде замечания или выговора. А за грубое нарушение могут и уволить.

В-третьих, заработная плата является объектом налогообложения и базой для исчисления страховых взносов. Если из-за неправильного начисления зарплаты они уменьшены, то это грозит штрафами со стороны фискальных органов.

Как избежать ошибок

Чтобы избежать ошибок, можно воспользоваться удобным инструментом. Это калькулятор расчета заработной платы онлайн. Также он помогает рассчитать взносы с ФОТ. Вы вводите в соответствующие поля период расчета, оклад сотрудника и ставку ФСС. Если ее не ввести, то автоматически будет установлена стандартная ставка 0,2 %. Это отчисления по травматизму.

Если за данный период сотрудник один или несколько дней не выходил на работу, то следует выбрать причину: больничный, отпуск, прочее.

Далее калькулятор рассчитает зп и покажет следующие значения:

• сумма зарплаты до вычета подоходного налога;
• чистая сумма зарплаты, которую сотрудник получит «на руки»;
• сумма НДФЛ (13 %);
• социальные отчисления (30 %);
• отчисления в ФСС по травматизму (0,2 %).

При этом суммы больничных, отпускных, премиальных, компенсационных и пр. в расчеты и отчисления не включаются. НДФЛ удерживается с зп сотрудника, а страховые взносы начисляются с ФОТ за счет компании-работодателя.

В калькуляторе предусмотрены два вида расчета:

1. от зарплаты до налогообложения – следует ввести зп работника, и система выдаст суммы подоходного налога, взносов с ФОТ и выплаты «чистыми»;
2. от зарплаты «на руки» — указывается «чистая» зарплата сотрудника, которую он должен получить «на руки», а сервис посчитает зарплату до вычета подоходного налога, сам НДФЛ и страховые взносы.

Введя необходимые данные, вы получите расчет по такой формуле:

зп «на руки» = оклад или тарифная ставка / рабочие дни х отработанные дни

Пример 3

Бухгалтер Гладков Д.Е. отработал февраль 2024 года полностью. Его оклад составляет 80 000 рублей. «На руки» он получит 69 600 рублей за вычетом НДФЛ 13 %, что составляет 10 400 рублей.

Пример 4

Товаровед Живова З.И. была на больничном с 6 по 15 февраля, а 27 февраля она уволилась. Ее оклад — 60 000 рублей. «На руки», без учета больничного, она получит 26 100 рублей (за вычетом подоходного налога 13 % — 3 900 рублей).

Здесь следует помнить о том, что день увольнения считается последним рабочим днем, поэтому принимается в расчет.

Таким образом, все точно так же, как если бы вы взялись рассчитать зарплату вручную, только намного быстрее и проще. Этот калькулятор будет полезен для бухгалтера, сотрудника кадровой службы, а также для самого работника – он сможет перепроверить, правильно ли ему рассчитали зарплату.

А еще лучше – передать ведение бухгалтерии на аутсорсинг и заказать расчет зп. Опытные бухгалтера нашей компании не допускают ошибок при исчислении зарплаты и ведении бухучета. В любом случае, заказчик защищен договором, в котором прописаны такие случаи.

Другие варианты оплаты труда

Помимо оплаты труда по окладу, организация может применять и другие системы расчета заработной платы в 2024 году. Важно, чтобы они были оформлены в нормативных документах фирмы. В рамках одного предприятия могут применяться несколько зарплатных систем, в зависимости от организации работы сотрудников. При любой системе может применяться премирование. Также в Трудовом Кодексе прописано, что, если в организации есть профсоюз, то при утверждении зарплатной системы учитывается его мнение.

К другим вариантам оплаты труда, которые часто встречаются на практике, относятся:

• сдельная оплата;
• комиссионное вознаграждение, или бонусная оплата;
• неденежные доходы;
• авторские гонорары;
• надбавки, доплаты, премии, вознаграждения за результаты труда;
• выплаты за особые условия труда.

При сдельной оплате деньги выплачиваются за завершенные типовые трудовые задачи. Но здесь есть один нюанс: не всегда количество выполненных задач можно посчитать объективно. Критерии результата работы, которые принимаются во внимание при расчете зарплаты, должны отражаться в нормативных документах предприятия.

При бонусной оплате на доход работника напрямую влияют объем проданных товаров или оказанных услуг.

Также иногда применяется система плавающих окладов. При этом фиксируется минимальный оклад, а на остальную часть заработной платы влияют выполненные показатели.

При любой системе оплаты труда на предприятии должна быть предусмотрена индексация. Ее порядок прописывается в локальных актах. Если в организации применяются несколько систем оплаты труда одновременно, то порядок индексации должен быть прописан для каждой из них отдельно.